Contrato de encargo de tratamiento

El responsable es el negocio que mantiene una cuenta en AutoMeetly y recibe citas a través de su página pública. El encargado es [Razón social]. El objeto es el tratamiento de datos personales de la clientela del responsable en el marco de la prestación del programa de reserva de citas. Este acuerdo entra en vigor con el uso del servicio y dura lo que dure este.

Naturaleza: recoger, conservar, organizar, consultar, comunicar (envío de correo) y suprimir. Finalidad: recibir y gestionar reservas, enviar confirmaciones y recordatorios, sincronizar calendarios de forma opcional y tramitar señas de forma opcional. Duración: la de la relación de uso.

Personas afectadas: la clientela del responsable y su personal, en la medida en que se dé de alta en la cuenta. Categorías de datos: nombre, correo, teléfono opcional, fecha y hora de la cita, servicio reservado, notas, estado de la reserva y, si se usan señas, identificador y estado del pago. Las categorías especiales de datos no son objeto de este acuerdo; el responsable se asegura de no introducir datos de esa naturaleza en los campos de texto libre.

El encargado trata los datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable. El uso del servicio y su configuración valen como instrucción. Las demás instrucciones se dan por escrito. El encargado informa sin demora si considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos.

Todas las personas autorizadas para tratar los datos están obligadas a guardar confidencialidad. El acceso a datos de producción se limita a quienes lo necesitan para prestar el servicio y queda registrado. La herramienta interna de administración de AutoMeetly está construida de modo que no muestra las agendas ni los datos de contacto de la clientela de un negocio. Tener el papel de operador de la plataforma no abre esos datos automáticamente.

El encargado mantiene al menos las siguientes medidas:

• Transmisión cifrada por TLS en todas las conexiones.
• Cifrado de los datos en reposo en el proveedor de base de datos.
• Separación por negocio en la propia base de datos: una cuenta solo puede leer los datos de su negocio.
• Contraseñas guardadas únicamente como huella criptográfica.
• Control de acceso por roles dentro del negocio.
• Registro de las intervenciones administrativas con momento, persona y cambio.
• Limitación de peticiones y protección frente a robots en los extremos públicos.
• Copias de seguridad periódicas con retención limitada.

El responsable consiente el uso de los siguientes subencargados. El encargado informa de los cambios previstos con 30 días de antelación; el responsable puede oponerse y, en ese caso, resolver el contrato.

Cuando el tratamiento ocurra fuera de la Unión Europea, se firman cláusulas contractuales tipo.

El encargado apoya al responsable en la respuesta a las solicitudes de las personas afectadas y en las evaluaciones de impacto y notificaciones. El acceso, la rectificación, la supresión y la exportación de los datos de las citas se pueden hacer directamente en el producto, de modo que el responsable puede atender por sí mismo la mayoría de las solicitudes.

El encargado comunica al responsable cualquier violación de la seguridad de los datos personales sin demora, y a más tardar dentro de las 48 horas desde que tiene conocimiento, indicando las circunstancias conocidas y las medidas adoptadas.

El responsable puede comprobar el cumplimiento de este acuerdo. El encargado facilita a petición las pruebas necesarias. Las inspecciones presenciales son posibles previo aviso de al menos 14 días y en horario habitual.

Al terminar la relación de uso, el encargado suprime los datos tratados de los sistemas activos en un plazo de 30 días; las copias de seguridad caducan como mucho a los 90 días. El responsable puede exportar sus datos en el producto antes de la supresión. Las obligaciones legales de conservación se mantienen.